Digital Plattform för ICCS

Kundens Vision

ICCS vision var ett digital plattform som kunde fungera både som ett fönster utåt och som ett kraftfullt internt verktyg. De ville ha en professionell och inbjudande digital närvaro som korrekt speglade deras omfattande arbete och kommunicerade deras positiva samhällsbidrag till allmänheten, medlemmar och viktiga samarbetspartners. Samtidigt var målet att ersätta en tidskrävande manuell administration med ett automatiserat system där medlemmar enkelt kunde hantera sitt medlemskap och engagera sig, samtidigt som styrelsen fick effektiva verktyg för att sköta ekonomi, kommunikation och medlemsregister.

Målgruppsanalys

För att säkerställa att plattformen mötte alla behov genomfördes en noggrann målgruppsanalys. Internt behövde styrelsen effektiva verktyg för administration, medan befintliga medlemmar och föräldrar önskade enkel tillgång till information, smidiga betalningar och en tydlig överblick över aktiviteter. Externt riktade sig plattformen till potentiella medlemmar i närområdet som sökte en gemenskap, samt till samarbetspartners och myndigheter som behövde en professionell bild av föreningens verksamhet. Slutligen var målet att stärka varumärket gentemot allmänheten och öka medvetenheten om ICCS viktiga roll i lokalsamhället.

Utmaningar

I nära samarbete med ICCS styrelse identifierades flera kärnutmaningar. Kommunikationen var fragmenterad över flera kanaler, vilket gjorde att information lätt missades. Administrationen, särskilt hanteringen av medlemsavgifter och närvaro, var manuell, tidskrävande och inte skalbar för en växande förening. Föreningen hade också ett dubbelt behov av både en professionell extern närvaro och ett robust internt system, vilket en enkel webbplats inte kunde lösa. Slutligen fanns ett tydligt behov av att kunna kommunicera effektivt på både svenska och engelska för att inkludera alla i gemenskapen.

Lösningen: En Integrerad Digital Plattform

Vår lösning var att bygga ett sammanhängande digitalt ekosystem som bemötte varje utmaning. Vi designade och utvecklade två tätt integrerade delar: en offentlig webbplats och en skräddarsydd medlemsportal. Den publika webbplatsen fungerar som föreningens digitala ansikte utåt med en ren, inbjudande och professionell design som bygger förtroende. Den presenterar tydligt föreningens verksamhet, har ett enkelt flöde för nyheter och evenemang och är fullt tillgänglig på både svenska och engelska för att vara inkluderande.

Hjärtat i lösningen är den kraftfulla medlemsportalen, byggd från grunden för att möta ICCS unika administrativa behov. Här får medlemmar en personlig dashboard, automatiserade fakturor för avgifter, en evenemangskalender med enkel anmälan och möjlighet att hantera sin egen profil. För styrelsen erbjuder portalen en komplett databas för medlemshantering, en realtidsöversikt över ekonomin, riktade kommunikationsverktyg och automatiserad rapportering, vilket drastiskt förenklar det dagliga arbetet.

Resultat

Den nya digitala plattformen har transformerat ICCS verksamhet på flera plan. Den administrativa bördan för styrelsen har minskat dramatiskt, vilket frigör värdefull tid som nu kan läggas på att utveckla verksamheten istället för på pappersarbete. Genom att centralisera all intern kommunikation säkerställs det att alla medlemmar får rätt information i tid. Övergången till automatiserade fakturor har skapat en stabilare ekonomi, och den professionella webbplatsen har stärkt föreningens profil utåt och underlättat samarbeten. Framför allt har den användarvänliga portalen ökat medlemmarnas engagemang genom att göra det enklare än någonsin att aktivt delta i föreningens liv.